Yazı İşleri Müdürlüğü Yönetmeliği
Tarih : 387 defa incelendi

 

 

ÇINAR BELEDİYE

B A Ş K A N L I Ğ I

 

 

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

 

ÇINAR BELEDİYE BAŞKANLIĞI

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV ve ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Hukuki Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- (1) Bu yönetmeliğin amacı, Yazı İşleri Müdürlüğünün görev alanını, sorumluluk ve yetkilerini, görevlerin yerine getirilişi ve yetkilerin kullanımında başvurulacak yöntemleri belirlemektir.

Kapsam

MADDE 2- (1) Bu yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş, görev, çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Hukuki dayanak

MADDE 3- (1) Bu yönetmelik, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanunu, Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik ve diğer ilgili mevzuat hükümlerine göre hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- (1) Bu yönetmelikte geçen,

Belediye                 : Çınar Belediyesini,
Başkan                   : Çınar Belediye Başkanını,
Başkan Yardımcısı : Belediye Başkan Yardımcısını,
Meclis                    : Çınar Belediye Meclisini,
Encümen                : Çınar Belediye Encümenini,
Müdürlük               : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
Müdür                    : Yazı İşleri Müdürünü
Şef                         : Yazı İşleri Müdürlüğü Şefini,
Personel                 : Yazı İşleri Müdürlüğü çalışanlarını, ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Müdürlüğün Görevleri

Kuruluş

MADDE 5- (1) 3223 sayılı yasa ile kurulan ilçemizde, Yazı İşleri Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 48’inci maddesi ile Belediye ve Bağlı Kuruluşları İle Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik hükümlerine dayanılarak Belediye Meclisi’nin 04.05.2009 tarih ve 29 sayılı kararıyla kurulmuştur.

(2) Çınar Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü;  Yazı İşleri Şefliği ve Genel Evrak Birimi alt birimlerinden oluşur.

Müdürlüğün görevleri

MADDE 6- (1) Müdürlüğün görevleri:

Belediye Meclisi ile ilgili görevler,
Belediye encümeni ile ilgili görevler,
Genel evrak kayıtlarıyla ilgili görevler,
Diğer görevler.

Belediye meclisi ile ilgili görevleri:

Belediye birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye Meclisinde görüşülüp karara bağlanmak üzere Başkanlık Makamından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak,
Meclis toplantı gündeminin 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 21’inci maddesine göre meclis üyelerine en az 3 (üç) gün önceden imza karşılığı posta aracılığıyla teslim edilmesini sağlamak,
Belediye Meclisi çalışmalarına yardımcı olmak, karar ve raporlarını yazmak,
Belediye Meclisi Çalışma Yönetmeliği’nin 16’ncı maddesine göre meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, Başkanlık Divanına imzalatmak ve bu tutanakları bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak,
Alınan meclis kararlarını, karar defterine yazmak ve Meclis Başkanı ile kâtiplerine imzalatmak,
Meclisce alınan kararların arşivlenmesini sağlamak,
Meclis üyelerine, meclis toplantılarına katıldıkları toplantı tarihlerini, ödenecek olan huzur hakkı puantajının hazırlaması ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.

Belediye encümeni ile ilgili görevleri:

Belediye birimlerinin, Başkan Yardımcısının uygun görüşü ile Başkandan havaleli konuları gündem maddesi olarak encümene sunmak,
Encümenin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,
Encümen Başkanı ve üyelerine, encümen toplantılarına katıldıkları toplantı tarihlerini, ödenecek olan huzur hakkı puantajının hazırlaması ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndermek.

Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri:

Başkanlığa, kamu kurum ve kuruluşlardan gelen evrakların kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek,
Başkanlığa, vatandaşlar tarafından verilen dilekçelerin kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek,
Belediyeden posta ile gönderilecek evrakların posta zimmet defterine işlenerek PTT’ye zimmet karşılığı teslim etmek,
Belediyeden kurye ile gönderilecek evrakların zimmet defterine işlenerek ilgili kurum veya kişilere zimmet karşılığı teslim edilmesini sağlamak.

Diğer görevleri:

Başkanlık Makamı tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Teşkilat, Personelin Nitelikleri, Görev, Yetki ve Sorumlulukları

Teşkilat

MADDE 7- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü idari teşkilatı müdür, şef ve büro personelinden oluşur.

(2) Büroların sayı ve görevlerini belirlemede Başkanlık Makamının uygun görüşü üzerine müdür yetkilidir.

Personelin unvan ve nitelikleri

MADDE 8- (1) Yazı İşleri Müdürlüğüne atanacak personelin unvan ve nitelikleri aşağıdaki gibidir.

Yazı İşleri Müdürü: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
Şef: 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun atamaya ilişkin hükümleri ve “Mahalli İdareler Personelinin Görevde Yükselme ve Unvan Değişikliği Esaslarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda atanır.
Personel: Memur, işçi ve sözleşmeli çalışan tüm personeli kapsar.

Müdürün görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 9- (1) Müdürün görevleri, yetki ve sorumlulukları:

Müdürlüğü Başkanlık huzurunda temsil eder,
Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili ve sorumlu kişidir,
Çalışmaları yasal olmak kaydıyla yazılı ve sözlü emirlerle yürütür,
Müdürlüğün sevk idare ve disiplininden sorumludur,
Personeli arasında yazılı görev dağılımını yapar,
Müdürlüğün harcama yetkilisi ve Müdürlükte çalışan personelin birinci sicil amiri olup, memur personelin başarı ve performans değerlendirmesini yapar,
Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar,
Müdürlük bünyesinde görev yapan birimlerin tüm iş ve işlemlerinin zamanında ve doğru olarak yerine getirilmesini sağlar,
Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar,
Üst makamlarca verilecek benzeri nitelikteki diğer görevleri yerine getirir,
Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verir, tedbirler alır ve uygulatır,
Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,
Müdürlük ile ilgili yazışmalarda birinci derece imza yetkisine sahiptir,
Disiplin amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verir,
Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapar, rastlayacağı aksaklıkları giderir,
Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenler, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunur,
Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit eder,
Birimdeki tüm görevlerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapar,
Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşir,
5393 sayılı kanunun ve diğer belediye mevzuatının kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

Müdürlüğe bağlı şeflik ve görevleri

MADDE 10- (1) Şef, Müdürlük bünyesinde yapılan görev dağılımı çerçevesinde kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri çerçevesinde, üst amirlerinin emirleri doğrultusunda işlerin mevzuata uygun, gecikmesiz ve eksiksiz olarak yürütülmesinde Müdürlük Makamına karşı tam yetkili ve sorumlu kişidir.

Bağlı şeflik ve büroları: Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı Yazı İşleri Şefliği görev yapmakta olup, şefliğin görevleri ile bu görevleri yapmakla yükümlü bağlı bürolar aşağıda gösterilmiştir.

Şefliğin Görevleri:

Büroda çalışan memurların ve yardımcı personelin devamlılığını takip etmek yetkisine sahiptir, büroda çalışan memurların düzenli çalışmalarını sağlamak ve denetlemek, disiplini sağlamak,
Yazışmaları takip etmek, havale edilen evrakların yasal sürelerinin takibini sağlamak ve gerekli tenkitleri yerine getirmek,
Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin Müdüriyet ve Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesini sağlama yetkisine sahiptir,
Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Müdüriyet Makamına önerilerde bulunma yetkisine sahiptir,
Kendisine bağlı memurları yönetmek, öneri ve talimat verme yetkisine sahiptir,
Büroda yürütülen tüm faaliyetleri kendi yetki ve sorumluluğu çerçevesinde koordine etmek, planlamak ve programlamak,
Müdür tarafından verilen diğer görevleri ifa etmek,
Evrakların usulüne uygun havale edilmesi, takip ve gerektiğinde ilgiliye bilgi vermek,
İvedi ve günlü evrakların zamanında yetkili kişiye ulaşmasını sağlamak,
Büronun iş ve işlemlerinin usulüne uygun olarak tam ve zamanında yapılmasından, kendisine verilen görevlerin gereği gibi yerine getirilmesinden sorumludur,
Evrakların dosyalandırılarak arşivlendirilmesi işlemlerini takip etmek,
Büro ile üst amirleri arasındaki koordinasyonu sağlamak,
Müdürlüğün aylık faaliyetinin hazırlanmasını sağlamak,
Yetkilerin zamanında ve gereğince kullanılmasından müdüre karşı sorumludur,
Kendine verilen işleri, ilgili yasa ve yönetmeliklere uygun olarak yürütüp, süresinde bitirilmesini sağlar,
Resmi kurum ve kuruluşlar ile belediyenin müdürlükleri arasında iletişim ve koordinasyonu sağlamak üzere resmi yazışmalara müdürden önce imza atar,
Uygulamada eksiklik ve aksaklıkları giderici tedbirler alır, uygulama birliğini sağlar ve personeller arasındaki görüş farklılığından doğan anlaşmazlıkları giderir.

Genel Evrak Kayıt Bürosu:

Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak havale edileceği birime gönderilmek üzere müdüre getirilir.
Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.
Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların müdüre gönderilmesini sağlar.
Gizlilik dereceli yazıların sadece müdür tarafından açıldıktan sonra ilgili başkan yardımcısı tarafından havalesinin yapılmasını sağlar.
Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.
Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede PTT’ye gönderilmesini sağlar.
Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız yapılmasını takip eder.
Kaybolan evraklardan her zaman için sorumludur.

 

Arşiv İşleri:

Bölümler tarafından kayıt kapsamına alınan arşiv malzemelerini tasniflemek, saklamak ve kayıtlarını tutmak.
Arşiv malzemelerini her türlü zararlı etki ve unsurlardan (yangın, hırsızlık, nem, su baskını, toz, her türlü hayvan ve haşaratın tahribatı vb.) korumak için gerekli önlemleri almak,
Arşiv malzemelerine ulaşılmasını kolaylaştırmak için listelerini tutmak ve yönetmeliklere uygun olarak dosyalamak,
Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen arşiv malzemelerini ayıklama ve imha komisyonunda görev almak.

Encümen ve Meclis İşleri:

Encümen toplantılarında evraklarının görüşülmesini isteyen müdürlüklerin getirdiği evrakları teslim almak, encümende görüşülmesi için havale edilen dosyalar doğrultusunda encümen gündemini hazırlamak, encümen üyelerine ulaşmasını sağlamak,
Encümen toplantısında görüşülen konuların encümen defterine sırasıyla numara verilmek ve neticesinin karşısına yazılması suretiyle kaydını yaparak numaralandırmak, bilgisayar ortamında encümende alınan kararlar doğrultusunda yazımını yapmak, internet ortamında da yayınlanmasını sağladıktan sonra zimmetle ilgili birimine sevkini yapmak,
Encümen toplantılarına katılmak, geçen toplantıda görüşülen kararların imzalanmasını sağlamak,
Encümen toplantısının bitiminden sonra gündem maddeleri ile ilgili notları referans olarak görüşülen konuların sonuçlarını encümen karar defterine işlemek,
Encümen karar yazılarını hazırlamak, çoğaltmak ve ilgili kişilere imzalatarak dağıtımını gerçekleştirmek,
Encümen üyelerinin huzur hakkı ücretlerinin ödenmesini sağlamak amacı Mali Hizmetler Müdürlüğüne aylık olarak puantaj göndermek,
Bölümü ile ilgili kayıtların tutulmasını, saklanmasını, bakımını sağlamak,
Sorumlu olduğu işlerin tam zamanında, etkin ve ekonomik şekilde yürütülmesini sağlamak,
Encümen kararları ile alakalı gelen yazılara cevap verir ve sonra da arşivlemesini yapmak,
Belediye birimlerinden mecliste görüşülmesi için gelen havaleli konular doğrultusunda, Başkan adına meclis gündemini hazırlamak,
Hazırlanan gündemi 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 20’nci ve 21’inci maddeleri gereği en az üç gün önceden meclis üyelerine göndermek, posta, faks ve telefon araçları ve ilan tahtasına asmak suretiyle meclis üyelerine bilgi verilmesini sağlamak, toplantı gündemi, saati ve toplantı yerinin neresi olduğunu, Belediye Başkanlığının internet sayfasının Belediye Meclisi ile ilgili bölümünde internet ortamında yayınlamak, kamuoyunun bilgilendirilmesi sağlamak, meclis gündemini bina içinde bulunan ilan tahtasına asmak suretiyle ilan edilmesini sağlamak,
Kararı çıkan tekliflerin numaralandırma işlemlerinden sonra yazımını yapar, toplantı tutanakları ile birlikte başkanlık divanındaki üyelere de imzalatmak, Başkan 5393 sayılı kanunun 23’üncü maddesi gereği yasal süresi içinde kararı iade etmemişse ilgili birimine sevkini yapmak,
Alınan meclis kararlarının, Belediye Başkanınca; yasal süresi içerisinde Belediye Meclisine iade edilmemesi durumunda, yedi gün içinde Mülki Amire ulaşılmasının kontrolünü yapar.
Meclis üyelerine ait imza defterlerinin imza kontrollerini yapmak, toplantıya katılanların huzur haklarını alabilmeleri için puantaj listesini yaparak bir üst yazı ile Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesi için gerekli yazışmaları yapmak,
Meclis ile ilgili bütün işlemlerin arşivleme işlemlerini yapmak,
Meclis üyelerinin özlük işlemlerini takip etmek ve arşivlemesini yapmak,
Meclis toplantılarına katılmak, toplantıda gündem maddelerinin görüşülmesi esnasında konuşmaları kayda almak ve toplantı sırasında kasetteki konuşmaları çözerek zabıt oluşturmak,
Meclis toplantısının bitiminden sonra karar özetlerini hazırlamak, internet ve ilan tahtasına asmak suretiyle halka ilanını sağlamak,
Meclis toplantısında görüşülüp kesinleştirilen bir önceki toplantı zaptının kararlarını yazmak ve dosyalamak.

İnsan Kaynakları:

Belediye'nin yapısına uygun; insan kaynaklan yönetimi, personel seçme ve yerleştirme, performans değerleme sistemi ve rotasyon sistemlerinin kurulması geliştirilmesi ve bu sistemlerin amacına uygun bir şekilde işletilmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
İhtiyaç duyulan personelin mevcut mer’i mevzuat doğrultusunda işe yerleştirilmesi işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
Başarılı aday memurların asalet onaylarını müdürlüklerin teklifi üzerine alınmasını, başarısız adayların da kayıt kapama işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
Personelin terfi, nakil, cezalandırma ve işten çıkarılması konularında, ilgili yöneticilerden gelen önerilerin incelenmesi, değerlendirilmesi ve alınacak karar gereğince işlemlerin yapılmasını sağlamak,
İşten ayrılan personelin kıdem tazminatının ve diğer gerekli ödemelerinin hesaplanmasını sağlamak,
Personelin işe alımından işten ayrılmasına kadar geçen sürede tabi olunan mer’i mevzuatın takip edilmesi ve gereğince işlemlerin yapılmasını sağlamak,
Belediye çalışanlarının (memur ve işçi), her türlü yasal ve yönetsel kayıtlarının ve özlük işlerinin sağlıklı ve düzenli bir biçimde tutulması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
Bütün personelin nitelikleri doğrultusunda kariyer planlama çalışması işlemlerinin yapılmasını sağlamak,
Belediye çalışanlarının, işin gereği bilgi, beceri, deneyim açısından eğitim ihtiyaçlarının tespiti, Eğitim ihtiyaçlarının analiz edilmesi ve yapılan çalışma sonucuna göre eğitim programının yapılmasını, eğitim ihtiyaçlarının karşılanması işlemlerinin yapılmasını ilgili müdürlüklerle koordineli bir şekilde yürütmek,
Personelin tüm kişisel ve özlük durumundaki değişikliklerle ilgili işlemlerin yapılmasını sağlamak,
Derece, terfi ve kademe ilerlemeleri onaylarının alınmasını, bunların kayıt işlemlerinin tutulmasını, terfi edecek memurlar ile Müdürlüklerden gelen kadro tekliflerini incelenmesini, Meclis kararlarının alınmasını, gerekçeleri ile birlikte ilgili bakanlığa ulaştırılmasını sağlamak,
Memur ve işçilerin yıllık ücretli izin haklarını kullanabilmeleri amacıyla birim müdürleri ile birlikte gerekli programları yapmak, izinlerin işleri aksatmayacak bir şekilde kullanılması için gerekli işlemleri yürütmek,
Vasıfsız işçiler veya unvan değişikliği istenen işçiler arasında pozisyon değişikliği yapılmasını sağlamak,
Memur ve İşçi disiplin kurulunun oluşturulmasını ve bu kurullar tarafından alınan kararların ilgililere tebliğini sağlamak,
Süreli hizmet akitleriyle çalışan işçi personelin hizmet sürelerinin bitiminde birimlerin teklifi ile hizmet akitlerinin yenilenmesi çalışmalarını yapmak,
Boş işçi kadrolarına açıktan atama yapılması için gerekli yasal işlemlerin yerine getirilmesini, mevcut yasa, yönetmelik ve genelgeler doğrultusunda yazışmaları yapmak,
Belediye genelinde tüm birim müdürlüklerinin verdikleri performans notlarını toplamak, yönetmeliğine göre gerekli işlemleri takip ederek sonuçlandırmak,
Memurlara kimlik kartı vermek ve/veya değiştirmek, emeklilik sicil numarası verilmesine ilişkin işlemlerin yapılmasını sağlamak,
Kadro iptal-ihdas işlemlerini personelin ihtiyacı ve başkanlık emirleri doğrultusunda norm kadroya uygun olarak yapmak, Kademe ilerlemelerini ve derece terfilerini yapmak ve kayıtlara işlemek, İntibak işlemlerini yapmak, personele ait onayların dosyalarına işlenmesini sağlamak,
Memurların askere gitmeleri ve terhislerinde göreve dönmeleri ile ilgili işlemleri yapmak,
Çekilme, çekilmiş sayılma, vekâlet, ikinci görev, teşekkür, takdirname, ödüllendirme işlemlerini yapmak,
Yıllık, mazeret, hastalık, aylıksız izin onaylarını almak ve gerekli işlemleri yapmak, Memurların yurt dışına gönderilmesi işlemlerini yapmak,
Hususi pasaport talebinde bulunan personelin pasaport işlemlerini yapmak,
Emeklilikle ilgili işlemleri, Emekli Sandığı ile ilgili işlemleri yapmak,
Her takvim yılının başından itibaren yıl aşılmamak üzere iki dönem itibariyle memur performans raporlarının ilgililerce doldurulmasını, Performans Değerlendirme Kriterleri Uygulama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik esasları doğrultusunda gerekli işlemleri yapmak,
Personel ile ilgili çeşitli kurum, kuruluş ve kişilerden gönderilen her türlü yazışmaya cevap vermek,
Belediye teşkilat şemasında meydana gelen değişikliklerle ilgili onayları almak ve ilgili birimlere duyurmak,
Şahsi ve sicil dosyalarını devren almak ve başka kurumlara devretmek,
Başka kurumlarda (resmi veya özel) hizmetleri olduğunu bildirenlerin hizmetlerini isteyip sicillerine işlemek,
Personelin şahsi halleri ve dosya bilgilerindeki değişiklikleri memurların sicillerine ve bilgisayar kayıtlarına işlemek,
Memurların disiplin cezalarına ilişkin işlemleri yapmak,
Göreve son verme, görevden uzaklaştırmaya ilişkin işlemleri yürütmek,
Memur disiplin kurulunun sekreterya işlemlerini yapmak, toplantıya çağırmak, Disiplin Kurulu kararını Disiplin Kurulu Başkan ve Üyelerine imzalattıktan sonra kararın aslını karar defterine yapıştırmak, ilgili personele tebliğ yazısını hazırlamak, kararın bir kopyasını da memurun siciline işleyerek dosyasına kaldırmak, Disiplin cezalarının sicilden silinmesi işlemlerini yapmak,
Hizmet Belgesi çıkarmak, Askerlik ve hizmet borçlanması işlemlerini yapmak,
İşçilerin cezai durumları için İşçi Disiplin Kurulunu davet etmek ve kurulun işlemlerini yürütmek,
Yıllık İzin Onaylarını almak, bu onaylardaki izin süreleri ile hizmet müddetlerinin tetkikini yapmak, izin hakları ile ücretli sosyal izin ve ücretsiz izinleri kayıtlara işleyerek takibini yapmak,
İşçi Kadro defterini işlemek,
İşçilerin giriş ve çıkış durumlarında bildirim listelerini düzenleyerek ilgili kurumlara göndermek,
İşçi personelin yasa çerçevesinde emeklilik işlemlerini yürütmek,
Personelin müdürlükler arası kadro nakillerini ve hizmet gereği görevlendirme işlemlerini yapmak,
Emekli, malülen emekli, vefat, işten çıkarılma, istifa, Disiplin Kurulu kararları ile askerlik nedeniyle ayrılanların kayıt kapama işlemlerini yapmak,
Personelin motivasyonunu artırıcı faaliyetler düzenlemek,
Memurlar için adaylık süresi takibiyle asalet tasdikini yapmak,
Geçici İşçilerin vize işlemlerini yapmak,
Belediye bünyesinde işçi, memur veya sözleşmeli olarak istihdam edilecek personelin işe giriş işlemlerini yapmak,
Çalışanların nakil ilerleme ve bağlı oldukları sosyal güvenlik kuruluşları ile ilişkilerini yürütmek,
Lise, yüksekokul, üniversite öğrencilerinin staj başvurularını değerlendirmek, kabul etmek ve eğitimlerine göre kurum içerisinde birimlere yönlendirerek koordinasyonu sağlamak,
Memur sicil dosyalarını tutmak ve mal bildirimlerini kontrol edip saklamak,
Yasa ve yönetmeliklerce verilmiş görevler doğrultusunda gerekli kurulları oluşturmak,
Mer’i mevzuatın öngördüğü diğer görevler ile Başkanlıkça verilen görevlerin icra edilmesini sağlamak.

Gelen - Giden Evraka Yapılacak İşlemler

MADDE 11-

Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır, yetkili tarafından havale edilir. Personel, yapılması gerekli işlemleri zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür.
Gelen ve giden evrak, ilgili kayıt defterine tarih ve sayılarına göre kaydedilir. Müdürlük dışına yazılan evrak, zimmetle ilgili birime teslim edilir.

Arşivleme ve Dosyalama

MADDE 12-

Müdürlükçe yapılan tüm yazışmaların birer örneği konularına göre ayrı ayrı klasörlerde arşivlenir.
Dosyalama işlemi konularına göre ayrı ayrı yapılır.

-    Gelen evrak dosyası
-    Giden evrak dosyası

Müdürlükte işlem gören plan, proje ve ruhsatların yılına ve sayısına göre tespiti.

Yazışma

MADDE 13- Belediye birimleri arasındaki yazışmalar müdürün imzası ile yürütülür. Belediye dışı yazışmalar Başkan ya da Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

Personelin görev, yetki ve sorumlulukları

MADDE 14- Müdürlük emrinde görevli personeller, kendilerine verilen görevleri kanunlar, tüzükler, yönetmelikler, Başkanlık genelge ve bildirileri ile ilgili mevzuat çerçevesinde ve üst amirin emirleri doğrultusunda gecikmesiz ve eksiksiz olarak yapmakla yükümlüdürler.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Hizmet ve Görevlerin İcrası, İşbirliği ve Koordinasyon

Hizmetlerin icrası

MADDE 15- (1) Yazı İşleri Müdürlüğündeki hizmetlerin icrası aşağıda gösterilmiştir.

Görevin kabulü: Müdürlüğe gelen evrak bilgisayara işlenip zimmet defterine kaydedilerek gereği için ilgililerine verilir.
Görevin planlanması: Yazı İşleri Müdürlüğündeki çalışmalar, müdür ve büro sorumlusu tarafından düzenlenen plan içerisinde yürütülür.
Görevin icrası: Yazı İşleri Müdürlüğü tüm personeli kendilerine verilen görevleri gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

İşbirliği ve koordinasyon

MADDE 16- (1) Belediye birimleri arasında ve birim içi işbirliği ve koordinasyon;

Yazı İşleri Müdürlüğü ile diğer birimler arasında ve birim içi koordinasyon müdür tarafından sağlanır,
Yazı İşleri Müdürlüğüne gelen tüm yazılar kayıt memurunda toplanır, konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre verilir,
Müdür dosyadaki evrakları havale eder ve şefe iletir,
Şeflikte görevli personel evrakları niteliğine göre inceler ve sonuca ulaştırır.

(2) Diğer kuruluşlarla koordinasyon; Yazı İşleri Müdürlüğü, Valilik ve tüm kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerle yapacağı önemli yazışmalarını, sorumlu personel, şef ve müdürün parafı ile Belediye Başkanı veya Başkan Yardımcısı imzası ile yürütür.

BEŞİNCİ BÖLÜM

Denetim, Sicil ve Disiplin

Müdürlük içi denetim

MADDE 17- (1) Müdürlük denetimi gerek görüldüğünde müdür tarafından da yapılır,

Personel en yakın amirinden başlayarak denetime tabi tutulur,
Yazı İşleri Müdürü, Müdürlüğün tüm personelini her zaman gerek gördüğünde denetlemek ve ilgilileri yönlendirmek yetkisine sahiptir.

Personel sicil ve özlük dosyaları

MADDE 18- (1) Devlet memurlarının liyakat ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya kamu hizmeti ile ilişkilerinin kesilmelerinde özlük ve sicil dosyaları başlıca dayanaktır.

Disiplin cezaları

MADDE 19- (1) Yazı İşleri Müdürlüğü çalışan tüm personelle ilgili disiplin işlemlerini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile 4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun hükümlerine ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuata uygun olarak yürütür.

ALTINCI BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte yer almayan hususlar

MADDE 20- (1) Bu yönetmelikte yer almayan hususlarda yürürlükteki ilgili umumi hükümler çerçevesinde hareket edilir.

Yürürlük

MADDE 21- (1) Bu yönetmelik, Belediye Meclisinin onayından sonra yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 22- (1) Bu yönetmelik hükümleri, Başkan tarafından yürütülür.